La CLÍNICA RANGEL PEREIRA SAS, identificada con el NIT 830028116, ubicada en la Cra. 15 No. 95-96, Bogotá – Colombia, en adelante la Clínica, a través de la presente Política establece las directrices bajo las cuales se tratan datos personales en ella recibidos.
___Derecho al Habeas Data
Es un derecho fundamental autónomo, su núcleo se estructura por la autodeterminación informática y la libertad. Supone para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen. Sus contenidos mínimos son: (i) el derecho de las personas a conocer –acceso- la información que sobre ellas están recogidas en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir nuevos datos con el fin de se provea una imagen completa del titular; (iii) el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir información de una base de datos, bien por que se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular –salvo las excepciones previstas en la normativa. (Corte Constitucional Colombia, Sentencia C-748-11).
___Principios y Definiciones:
El tratamiento de datos personales se regirá por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, tales como legalidad, confidencialidad, transparencia, acceso y circulación restringida y en todo caso, en dichos principios se incluirán las prerrogativas derivadas de la garantía amplia del derecho fundamental al habeas data.
Se tendrán como definiciones aquellas señaladas en esta Política y las indicadas en la mencionada Ley 1581, tales como las correspondientes a su artículo 3, así:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
De igual forma, se tendrá la siguiente definición señalada en la aludida Ley 1581 de 2012, artículo 5:
h) Datos Sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
___Datos Personales:
Se entenderán como ejemplos de datos personales los siguientes:
Nombres, apellidos, sexo, género, profesión, orientación religiosa, número de Cédula de Ciudadanía o de extranjería, pasaporte o NIT, fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección física y de correo electrónico, país de residencia, números de contacto como el de celular, información médica como sus antecedentes, alergias, diagnósticos, prescripciones, resultados de exámenes, consultas, medicamentos o formulaciones; lugar de empleo o empleador y sus datos de contacto; nombres, números telefónicos y correos electrónicos de sus familiares, representantes legales, amigos y personas que refiera; grado de educación, EPS y administradora de pensiones, aseguradora, información requerida para la prestación de servicios.
___Responsable del Tratamiento:
La CLÍNICA RANGEL PEREIRA SAS, identificada con el NIT 830028116, es la responsable del tratamiento de los datos personales. La Clínica designó a un Oficial de Protección de Datos Personales, quien se encarga de salvaguardar los derechos de los titulares de los datos, promoviendo y dando cumplimiento a las correspondientes normas. En consecuencia, el Oficial es quien da trámite a las consultas, reclamos o solicitudes que se presentan ante la Clínica respecto de la protección y tratamiento de datos personales.
Dichas peticiones podrán ser presentadas por cualquiera de los siguientes medios:
Dirección física: Calle 96 #14-53, Bogotá – Colombia, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 1:00 p. m.
De igual forma se puede solicitar información al respecto en los siguientes teléfonos: +57 (1) 611 4050, + 57 311 222 6260, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 5:00 p. m.
___Derechos de los Titulares:
En virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, la o el titular de los datos personales ostenta los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
El literal e) debe entenderse en el sentido que el titular también está facultado para revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, en los casos en que no exista un deber legal o contractual que le obligue a permanecer en la base de datos correspondiente.
___Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes:
De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, en el tratamiento de datos en la Clínica se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, ello en virtud del artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015.
___Deberes del Responsable del Tratamiento:
La Clínica, como responsable del tratamiento y en virtud del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, deberá cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
___Deberes de los Encargados del Tratamiento:
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, en observancia del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
En el evento en que el responsable del tratamiento haga también las veces de encargado, le son exigibles el cumplimiento de los deberes previstos para cada rol.
___Autorización del Tratamiento:
Se respetarán las siguientes directrices respecto de toda autorización solicitada por parte de la Clínica:
La recopilación y tratamiento de los datos personales deben ser previamente autorizadas por su titular, de forma expresa e informada. Contar con dicha autorización es obligatorio por ley. No importa si dichos datos son solicitados vía WhatsApp, cualquier otra aplicación, por la página web o personalmente. Siempre se solicitará esta autorización antes de requerir cualquier otra cosa del titular.
Dicha autorización deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En la Clínica se preferirá la forma escrita y solo en casos excepcionales se podrá conceder de forma verbal dejando el respectivo registro de voz o grabación.
Dicha autorización corresponde a un párrafo avalado por la Clínica, el cual deberá hacer referencia como mínimo a lo siguiente: i) el uso que se le dará a los datos personales recolectados, ii) la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y el lugar dónde puede ser consultada, iii) el acto que al realizar el titular de los datos significará la aceptación de la Política, iv) el derecho que tiene el titular de solicitar que sus datos sean eliminados y la dirección de correo electrónico o física a la que puede remitir solicitudes, y v) el carácter facultativo de la respuesta a preguntas atinentes a datos sensibles.
En todo caso será obligatorio conservar prueba de la autorización.
No se requerirá autorización en los casos permitidos por el artículo 10 de las citada Ley 1581, es decir cuando se trate de :
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
___Uso que se le dará a los Datos (finalidades):
Una vez la Clina cuente con la correspondiente autorización, podrá recolectar, almacenar, usar, conservar, actualización, enviar y suprimir los datos personales. El tratamiento, en cualquier caso, será responsabilidad de la CLÍNICA RANGEL PEREIRA SAS y podrá desarrollarse directamente o por intermedio de un tercero domiciliado en Colombia o en el extranjero.
Las finalidades o usos que se le darán a los datos recopilados serán los siguientes, según cada caso:
Para pacientes y/o clientes:
El envío de información promocional y de cualquier otro tipo relacionada con la Clínica, por medio de mensajes de datos/texto, cartas, emails, llamadas telefónicas o video llamadas.
Para el análisis de posibles tratamientos médicos ofrecidos por la Clínica.
Fines estadísticos.
La invitación a eventos por medio de mensajes de datos/texto, cartas, emails, llamadas telefónicas o video llamadas.
Fines de registro.
Elaborar estudios de mercado, de riesgos y financieros.
Programar, confirmar y llevar a cabo los servicios de salud o estética ofertados.
Asesorías presenciales, por medio de mensajes de datos/texto, cartas, emails, llamadas telefónicas o video llamadas.
El estudio de la historia clínica.
Generación de indicadores.
Garantizar la seguridad física e informática de los miembros, pacientes, colaboradores y visitantes de la Clínica.
Garantizar la salud ocupacional en la Clínica.
Llevar un registro organizado de los visitantes a las instalaciones de la Clínica, el cual puede incluir videos y fotografías de los mismos.
Detectar y controlar amenazas informáticas.
Enviar o compartir dichos datos a autoridades administrativas, judiciales y fiscales, u organismos de control cuando así los requieran o cuando sea obligación legal de la Clínica hacerlo.
Llevar a cabo programas de fidelización.
Enviar o compartir dichos datos a proveedores, socios o aliados de la Clínica cuando ello sea necesario para la correcta prestación de los servicios ofertados por la Clínica.
Prevención y control del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo según las obligaciones legales que para ello tenga la Clínica.
Alimentar y administrar bases de datos y/o sistemas de registro, contabilidad, auditoria, facturación, verificación de pagos, procesamiento, liquidaciones, impuestos y de diseños, que se requieran para el correcto funcionamiento de la Clínica y el cumplimiento de sus obligaciones.
Realizar investigación y crear documentos epidemiológicos, estadísticos o científicos que contribuyan al mejoramiento de los servicios ofertados.
Solicitar autorizaciones de procedimientos al paciente o a quien ostente la capacidad para concederlas en caso de que el paciente esté imposibilitado para hacerlo.
Prestar los servicios ofrecidos por la Clínica, de la mejor manera y haciendo el mejor uso de los recursos.
Crear informes de gestión.
Confirmar con terceros, la información suministrada por el titular a la Clínica.
Confirmar con aseguradoras y personas naturales y jurídicas la existencia de convenios, coberturas o pagos que tengan que ver con los servicios o productos ofrecidos por la Clínica.
Requerir ayuda de terceros o colaboraciones de personal, insumos o cualquier apoyo que se necesite para la prestación de un servicio.
Publicar información de interés para los titulares, en los distintos canales de información con los que cuente la Clínica.
Publicar información en espacios o medios institucionales.
Administrar correos electrónicos, aplicativos y usuarios internos.
Contactar al titular con el fin de evaluar la calidad y/o satisfacción de los servicios de salud recibidos.
Cumplir con el deber de denuncia.
El cumplimiento de obligaciones de tipo legal y contractual.
Identificación y validación de derechos de los usuarios.
Actualización de datos entregados por el titular.
Autorización para el acceso a los servicios de salud.
Suministro de información de contacto a los prestadores adscritos, para garantizar a los usuarios el servicio de Imagenología.
Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo.
Entrega de reportes de salud de obligatorio cumplimiento.
Garantizar la observancia de las normas, principios, protocolos y directrices aplicables.
Para empleados, colaboradores, contratistas o proveedores:
El envío de información promocional y de cualquier otro tipo relacionada con la Clínica, por medio de mensajes de datos/texto, cartas, emails, llamadas telefónicas o video llamadas.
Fines estadísticos.
La invitación a eventos por medio de mensajes de datos/texto, cartas, emails, llamadas telefónicas o videollamadas.
Fines de registro.
Generación de indicadores.
Garantizar la seguridad física e informática de los miembros, pacientes, colaboradores y visitantes de la Clínica.
Garantizar la salud ocupacional en la Clínica.
Llevar un registro organizado de los visitantes a las instalaciones de la Clínica, el cual puede incluir videos y fotografías de los mismos.
Detectar y controlar amenazas informáticas.
Enviar o compartir dichos datos a autoridades administrativas, judiciales y fiscales, u organismos de control cuando así los requieran o cuando sea obligación legal de la Clínica hacerlo.
Llevar a cabo planes de estímulos y promoción de empleados y colaboradores.
Enviar o compartir dichos datos a proveedores, socios o aliados de la Clínica cuando ello sea necesario para la correcta prestación de los servicios ofertados por la Clínica.
Prevención y control del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo según las obligaciones legales que para ello tenga la Clínica.
Alimentar y administrar bases de datos y/o sistemas de registro, contabilidad, auditoria, facturación, verificación de pagos, procesamiento, liquidaciones, impuestos y de diseños, que se requieran para el correcto funcionamiento de la Clínica y el cumplimiento de sus obligaciones, incluyendo las laborales.
Prestar los servicios ofrecidos por la Clínica, de la mejor manera y haciendo el mejor uso de los recursos.
Crear informes de gestión.
Confirmar con terceros, la información suministrada por el titular a la Clínica.
Confirmar con aseguradoras y personas naturales y jurídicas la existencia de convenios, coberturas o pagos que tengan que ver con el funcionamiento de la Clínica.
Requerir ayuda de terceros o colaboraciones de personal, insumos o cualquier apoyo que se necesite para la prestación de un servicio.
Publicar información de interés para los titulares, en los distintos canales de información con los que cuente la Clínica.
Publicar información en espacios o medios institucionales.
Administrar correos electrónicos, aplicativos y usuarios internos.
Contactar al titular con el fin de realizar encuestas.
Cumplir con el deber de denuncia.
Llevar a cabo la selección de personal para vinculación laboral o contractual, incluyendo la verificación con terceros de títulos académicos, de referencias laborales y personales y pagos a seguridad social.
Pactar beneficios laborales con terceros.
El cumplimiento de obligaciones de cualquier tipo, laborales, legales, contractuales.
Calificar el desempeño de empleados y colaboradores.
Llevar a cabo auditorias.
Garantizar la observancia de las normas, principios, protocolos y directrices aplicables.
Actualización de datos entregados por el titular.
Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo.
Entrega de reportes de salud de obligatorio cumplimiento.
Igualmente, respecto de cualquier titular, la Clínica podrá transferir los datos, observando las siguientes reglas:
De acuerdo con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2021, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en todo caso no podrán ser inferiores a los que la mencionada ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos no contemplados en la norma citada, la Clínica podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio, proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.
La Clínica podrá enviar los datos a sus socios, aliados, colaboradores o proveedores en otros países, para dar cumplimiento a algunos o todos los fines señalados, razón por la cual al conceder la autorización por medio de la cual se acepta el tratamiento de los datos, el titular autoriza asimismo dicha transferencia por cumplir esta con la Ley 1581 de 2012.
La Clínica podrá transferir la información dentro de sus diferentes áreas así como a sociedades o empresas en Colombia y en el exterior, siempre que ello sea preciso para el recaudo de cartera, operaciones de tesorería, análisis y mitigación de riesgos, cobros administrativos, analítica de datos, contabilidad, inteligencia competitiva.
___Consultas de los Datos:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar los datos personales del titular que reposen en cualquier base de datos, en caso de así solicitarlo, la Clínica o el encargado del tratamiento les suministrarán toda la información que posea vinculada con la identificación del titular.
Las consultas, como ya se dijo, podrán ser formuladas por dos medios, adjuntando copia del documento de identidad o cualquier otro documento que acredite su identidad, titularidad de los datos personales o su calidad de representante, apoderado o causahabiente del titular, e indicando claramente los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos. Los medios son:
Dirección física: 15 No. 95-96, Bogotá – Colombia, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 1:00 p. m.
De igual forma, se puede solicitar información al respecto en los siguientes teléfonos: +57 (1) 611 4050 y + 57 311 222 6260, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 1:00 p. m.
La consulta será atendida por la Clínica en un término máximo de diez (10)días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Ello en virtud del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Si no es posible dar respuesta a la consulta en el término señalado, se informarán los motivos de la imposibilidad al interesado y se le indicará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
___Reclamos acerca de los Datos:
El titular o sus causahabientes que consideren la información contenida en las bases o registros de la Clínica debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo por cualquiera de los dos medios ya señalados. Para ello, adjuntarán copia de su documento de identidad o cualquier otro documento que acredite su identidad, titularidad de los datos personales o su calidad de representante, apoderado o causahabiente del titular, e indicando claramente los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos. Los dos medios señalados son:
Dirección física: Cra. 15 No. 95-96, Bogotá – Colombia, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 1:00 p. m.
De igual forma, se puede solicitar información al respecto en los siguientes teléfonos: +57 (1) 611 4050 y + 57 311 222 6260, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 am a 5:00 p.m. y los sábados de 7:00 am a 1 :00 p. m.
El reclamo deberá incluir lo siguiente, según el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012: i) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, ii) la dirección, y iii) los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si no procede a realizar dicha subsanación en el transcurso de dos (2) meses, contados desde la fecha del requerimiento, se entenderá que el solicitante ha desistido del reclamo.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá permanecer hasta que el reclamo sea decidido.
En caso de que la Clínica no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de esta situación al interesado.
El término máximo para responder el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible dar respuesta al reclamo en el término señalado, se informarán los motivos de la imposibilidad al interesado y se le indicará la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la supresión o modificación solicitada tiene que ver con información que haga parte de la historia clínica, se observará lo señalado en la Ley 23 de 1981 y en principio no podrán ser modificados y/o suprimidos los resultados de exámenes médicos, ni los diagnósticos y conceptos médicos, ni las condiciones clínicas del titular, salvo que se acredite con criterio científico y técnico que alguna de esa información corresponde a un error, en cuyo caso la solicitud deberá ser estudiada y respondida por el máximo Comité constituido en la Clínica.
___Seguridad de la Información:
La Clínica cuenta con mecanismos y controles técnicos que garantizan la confidencialidad e integridad de los datos personales almacenados, procesados y transmitidos. De igual forma creará, estructurará, establecerá y ejecutará aquellos mecanismos y controles técnicos que sean necesarios para fortalecer los existentes.
Entre las plataformas tecnológicas de la Clínica y los canales de comunicación con los titulares (aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas, página web, entre otros), deberá garantizarse el envío cifrado y directo de la información.
Se debe garantizar que sean seguros los canales de comunicación con los titulares, así como los canales por medio de los cuales se envíen los datos entre los distintos colaboradores de la Clínica.
Se garantiza que personal no autorizado no puede conocer ni tratar los datos personales.
Los datos sensibles deberán ser enviados por la Clínica con cifrado mediante contraseña o mecanismo equivalente.
Los datos sensibles como los relativos a la salud, por ejemplo resultados de exámenes médicos, no serán recibidos por WhatsApp o cualquier otra aplicación de mensajería instantánea. Serán recibidos únicamente en una cuenta de correo electrónico institucional a la que solo tiene acceso el personal médico de la Clínica.
Las plataformas, nubes y archivos de cualquier tipo que se empleen para guardar la información deberán cumplir con estándares de seguridad y preservación.
Se establecerá un protocolo para la conservación segura de los datos y garantizar la confidencialidad de los mismos. Es deber de la Clínica mantener la información bajo condiciones de seguridad que impidan su manipulación, uso, eliminación o consulta por parte de personas no autorizadas.
Los titulares de datos personales se comprometen a dar un correcto uso a los aplicativos, aparatos, softwares, dispositivos, usuarios o redes que tengan relación con la Clínica y se abstendrán de llevar a cabo actividades que los pongan en riesgo a éstos o a la información. De igual forma se comprometen a informarle a la Clínica con celeridad y por medios idóneos, acerca de hechos que puedan afectar a la misma o a la información por ella tratada.
Los datos serán tratados solo por el tiempo que requiera el cumplimiento de los fines por los cuales fueron recibidos. Es decir, el tratamiento durará por el tiempo en que sea posible y necesario lograr la finalidad por la cual fueron solicitados los datos a sus titulares. Lo anterior salvo disposiciones legales específicas como las relacionadas con archivística, o la Ley 23 de 1981 o Decreto 19 de 2012. La Clínica empleará tablas de retención documental o medios digitales según cada caso.
En caso de así requerirse, la Clínica solicitará nuevamente autorización al titular para recibir y tratar datos que ya hubiesen sido eliminados.
___Otras Disposiciones:
La presente Política será revisada cada dos (02) años con fines de actualización. Las modificaciones a este instrumento deberán ser aprobadas, mediante acta, por parte de la Junta Directiva (máximo comité). La Clínica notificará en debida forma a los titulares acerca de dichas modificaciones, en un término no mayor a tres (03) días hábiles contados a partir de la suscripción del acta que las apruebe.
La Política de Tratamiento de Datos Personales será publicada inmediatamente en la página web, así como en las instalaciones de la Clínica y será de fácil acceso para todos los usuarios, puesto que la Ley 1581 de 2012 así lo ordena.
Se solicitará autorización de uso de imagen/voz, previa, expresa e informada a aquellos pacientes, clientes, empleados, colaboradores, contratistas o proveedores, cuya imagen o voz quiera incluirse en campañas promocionales de la Clínica, en piezas gráficas o en algún medio público. Si no se cuenta con dicha autorización, no se podrá usar la imagen/voz de dicha persona.
En las instalaciones de la Clínica se informa claramente a los visitantes en qué zonas están siendo grabados por motivos de seguridad.
Se notificará de esta nueva versión de la Política.
Fecha de publicación y de entrada en vigencia de la Política: 21 de junio de 2021.
